Gründung einer GmbH

Die Gründung einer GmbH ist ein nach gesetzlichen Vorgaben vorzunehmender Rechtsakt. Ergebnis dieses Rechtsaktes - zentrales Element des formalen Vorgangs ist ein Beurkundungstermin bei einem Notar - ist die Entstehung einer sogenannten juristischen Person: der GmbH. Diese entsteht als Zusammenschluss einer oder einiger natürlicher (also: Mensch) und/ oder juristischer (zB GmbH, AG) Personen.

Der reflektierte Gründungsvorgang vollzieht sich in folgenden Schritten:

  1. Vorüberlegungen - Anforderungen aus Gründerperspektive
    Die Gründung einer GmbH ist im Idealfall das Ergebnis einer umfangreichen Planung zur Umsetzung eines Geschäftsmodells. Im Rahmen der Planungsschritte können die Eckpunkte des vorgesehenen Vorhabens/ der geschäftlichen Tätigkeit festgelegt und in einem Businessplan abgebildet werden. Die sich aus dieser Planung ergebenden Daten bilden dann die Auslöser für die vorzunehmende Gründung einer Gesellschaft, für ein eventuelles Ansprechen von Investoren etc. Aus der Planung können sich beispielhaft folgende Vorgaben für die Umsetzung der Gesellschaftsgründung ergeben:
    • Beispielszenario 1: Auf lange Sicht wird die Gesellschaft nur einen Gesellschafter haben. Dann kann gegebenenfalls auf die Erstellung einer umfangreicheren Satzung verzichtet werden. Die  Tätigkeit eines begleitenden Rechtsanwalts - auf dessen Einbindung immer verzichtet werden kann, zur Sicherheit aber eher nicht verzichtet werden sollte - wird sich dann zunächst auf die Abstimmung zwischen Unternehmer und Notar fokussieren, bei entsprechender Vereinbarungen werden für den Unternehmer in diesem Zusammenhang allenfalls überschaubare Rechtsanwaltskosten anfallen.
    • Beispielszenario 2: Die Gesellschaft soll von zwei gleichberechtigten Gesellschaftern gegründet und anschließend geführt werden. In diesem Fall ist eventuell wichtig, Regelungen in der Satzung vorzusehen, die im Falle von Meinungsverschiedenheiten oder gar einem Gesellschafterstreit klar vorgeben, wie zu verfahren ist. Außerdem wäre an Bestimmung zu den Themen Entscheidungsfindung, Erbe und Trennung zu denken.
    • Beispielszenario 3: Sieht das Geschäftsmodell vor, dass zügig nach Gründung Investoren als Gesellschafter gewonnen werden (müssen), so können in der Satzung bereits bei Gründung Sonderrechte für die Gründer vorgesehen werden. 
    • Beispielszenario 4: Ist Ziel der Gründung die Errichtung eines StartUps, also eines Unternehmens mit hohem Investitionsbedarf und der Zielsetzung, dass das Unternehmen nach Aufbau des Geschäfts möglicher Weise im Wege eines Exits veräußert wird, so kann aus steuerlichen Gründen die Gestaltung einer Holding sinnvoll sein. Der oder die Gesellschafter halten dann die Anteile an der operativen StartUp-Gesellschaft/ GmbH über eine Holdinggesellschaft (GmbH, UG o.ä.).

  2. Bestimmung der Einzelaspekte der Gesellschaft und der Satzung
    In einem - an die Vorüberlegung anschließenden - ersten Schritt legen die Gesellschafter fest, wie sie künftig gemeinsam tätig werden wollen. Sie bestimmen den Unternehmensgegenstand, die Firma (den "Namen") der GmbH und die für ihre konkret vorgesehene Sitaution sinnvollen Gestaltungselemente der Satzung. Die ist für die künftige Verwendung der Gesellschaft und den Fortgang der unternehmerischen Tätigkeit von erheblicher Bedeutung. Die Einbindung eines anwaltlichen Beraters kann entsprechend erwogen werden.

  3. Abstimmung der Firma (Name der GmbH) unter marken- und handelsregisterrechtlichen Gesichtspunkten
    Die ausgewählte Firmierung muss bestimmten Zulässigkeitsvoraussetzungen genügen. Um die Prüfung durch das Handelsregister zu beschleunigen, empfiehlt es sich, die Firmierung vorab der IHK am künftigen Sitz zur Kenntnis zu geben und diese um Stellungnahme dazu zu bitten. Eine positive Stellungnahme kann der notariellen Anmeldung dann beigelegt werden, bei negativer Stellungnahme wäre zu überlegen, ob man mit der IHK zu der Sache spricht oder eine andere Firmierung wählt. Die Auskunft der IHK gibt keine Sicherheit dahingehend, ob Dritte eventuell ältere Rechte an der Firmierung geltend machen könnten. Hierzu wäre zu überlegen und im Zweifel eher immer anzuraten, eine markenrechtliche Prüfung durchführen zu lassen, um eventuelle Konflikte zu vermeiden. Parallel wird je nach Zielsetzung häufig das Unternehmenskennzeichen als deutsche oder europäische Marke angemeldet, um die vorgesehene Tätigkeit des Unternehmens kennzeichenrechtlich abzusichern.

  4. Vorbereitung Kontoeröffnung - Kontaktaufnahme mit Bank
    Im Interesse eines zügigen Ablaufs der Gründung sollte schnellstmöglich nach Festlegung der Gründungseckpunkte eine Bank/ Sparkasse als künftige Geschäftsbank ausgewählt und in den Gründungsvorgang mit eingebunden werden. Dies bedeutet, dass mit der für Gründung zuständigen Stelle der Bank gesprochen und die Gründung angekündigt wird. Zudem wird in der Regel abgestimmt, wann die notarielle Gründung erfolgt und dass anschließend umgehend eine Kopie der notariellen Urkunde zur vorläufigen Einrichtung eines Kontos für die Gesellschaft eingereicht wird. Mit Einreichung werden die Vertragsdokumente mit dem Institut unterzeichnet und das Stammkapital kann auf das Konto eingezahlt werden. Die Einzahlung ist eine Voraussetzung dafür, dass der Notar die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister einreicht, siehe unten. Die Eröffnung eines Gesellschaftskontos stellt angesichts zahlreicher formaler Vorgaben im Bankenbereich heute häufig ein zentrales Hindernis im Ablauf der Gründung einer Gesellschaft dar. Eine gute Vorbereitung mit dem ausgewählten Institut ist so ein wichtiger Schritt zur Erreichung einer unproblematischen Gesellschaftsgründung.

  5. Notarielle Erichtung der GmbH - Vorgründungsgesellschaft
    Es wird ein Notartermin vereinbart, an dem die Gesellschafter selber oder durch entsprechend bevollmächtigte Vertreter teilnehmen. An diesem Termin wird die GmbH errichtet. Der Geschäftsführer wird bestellt und die zuvor vereinbarte Satzung verabschiedet.

  6. Leistung der Stammeinlage, ggf. Kontoeröffnung
    Mit der notariellen Bestätigung des Errichtungsaktes - der Notar stellt eine Abschrift der Urkunde nach dem Gründungsvorgang aus, wenn dies angefragt wird, Nachfrage ist entsprechend wichtig - besteht die Möglichkeit, für die künftige Gesellschaft ein Konto zu eröffnen, das dann ab der Eintragung der GmbH im Handelsregister durch diese genutzt werden kann.
    Auf diese Konto können die Gesellschafter nach der notariellen Beurkundung die von ihnen zu erbringenden Stammeinlagen einzahlen. Die Zahlungspflicht ergibt sich aus der verabschiedeten Gründungssatzung. Bei einer GmbH ist die Mindesteinlage gesetzlich mit EUR 25.000,00 angegeben. Diese muss bei der Gründung mindestens zur Hälfte geleistet werden, § 7 Abs. 2 GmbHG.
    Bei der Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt, einer Sonderform der GmbH, ist das Stammkapital vollständig einzuzahlen, die Höhe des Stammkapital ist bei dieser Sonderform frei ab EUR 1,00 wählbar, § 5a GmbHG.
    Ergänzend besteht die Möglichkeit, das Stammkapital durch Leistung von Sachwerten (Sachgründung) zu erbringen.

  7. Bestätigung der Einzahlung des Stammkapitals
    Im Rahmen der auf die Leistung des Stammkapitals folgenden Anmeldung der GmbH zum Handelsregister über den Notar (s.u.) hat der Geschäftsführer zu bestätigen, dass das Stammkapital mindestens in Höhe des pflichtweise einzuzahlenden Kapitals - bei der GmbH mindestens der Betrag von EUR 12.500,00, § 7 II GmbHG - der Gesellschaft uneingeschränkt zur Verfügung steht.

  8. Anmeldung der Gesesellschaft zum Handelsregister
    Sind die Stammeinlagen wie gefordert geleistet, kann die Anmeldung der Gesellschaft durch den Notar zum Handelsregister geleitet werden. Üblicher Weise unterzeichnet der Geschäftsführer bereits am Tag der Gründung der GmbH die Anmeldung. Der Notar reicht die so vorbereitete Anmeldung dann zum Handelsregister ein, wenn der Geschäftsführer ihm ausdrücklich mitteilt, dass die entsprechenden Einzahlungen erfolgt sind und die Beträge nun ausschließlich der GmbH frei zur Verfügung stehen. Mit der Einreichung der Anmeldung der GmbH zum Handelsregister besteht die GmbH als sogenannten "GmbH in Gründung/ GmbH i.G."/ Vorgesellschaft.

  9. Eventuelle Abstimmungen mit dem Handelsregister
    Nach Einreichung der Anmeldung zum Handelsregister verschickt das Handelsregister an die für die neue GmbH angegebene Adresse eine Rechnung über Gerichtskosten. Wurde an der angegebenen Adresse noch nicht vorbereitend ein Briefkasten mit der Firma/ dem Namen der neuen GmbH versehen, gerät die Rechnung in den Postrücklauf, was dann zu Erörterungen mit dem Handelsregister führen kann.
    Neben diesem nicht zu seltenen Anlass für eine Kommunikation mit dem Handelsregister ist ein Austausch auf eher seltene Fälle beschränkt. Denkbar ist beispielsweise, dass das Register eine gewählte Firmierung als "nicht unterscheidungskräftig" bemängelt oder Satzungsregelungen nicht akzeptiert.

  10. Inaktivität und Nichtnutzung der Stammeinlage bis zur Eintragung
    Bis die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist, ist eine Verwendung der eingezahlten Stammeinlage mit erheblichen Risiken verbunden: Die Stammeinlage muss zum Zeitpunkt der Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister bei dieser vorhanden sein. Sollte sie zu diesem Zeitpunkt ganz oder teilweise bereits verbraucht sein, kann im Falle einer künftigen Insolvenz die Gefahr bestehen, dass die Gesellschafter den "fehlenden Differenzbetrag" als Gesamtschuldner noch einmal, dieses Mal an den Insolvenzverwalter, zahlen müssen.
    Eine Aufnahme der vorgesehenen geschäftlichen Aktivität der Gesellschaft ist ebenfalls erst ab Eintragung haftungsunschädlich möglich.

  11. Eintragung der GmbH in das Handelsregister - GmbH gegründet
    Der Gründungsprozess endet mit der Eintragung der GmbH in das Handelsregister.
    Nun kann die GmbH geschäftlich aktiv werden und hierzu auch die eingezahlte Stammeinlage einsetzen.

  12. Sammlung Gründungsdokumente - Verteilung Kopien
    Ist die Eintragung erfolgt, empfehlen wir, am Tag nach Eintragung eine schriftliche Bestätigung darüber zu erstellen, dass das mit der Gründung eingezahlte Kapital an diesem Tag noch vollständig vorhanden ist. Bei Einzahlung der Einlage auf ein Gesellschaftskonto sollte am Tag nach Eintragung der Gesellschaft ein Kontoauszug erstellt werden, aus dem das entsprechende Vorhandensein des Betrags dann ablesbar ist.
    Die erstellte Bestätigung und die durch den Notar übermittelten Dokumente - Gründungsurkunde, Kopien der Schreiben an das Handelsregister, erster Handelsregisterauszug - sollten dann eingescannt, und jederzeit gut abrufbar abgelegt werden. Außerdem sollten diese Dokumente  vollständig an das begleitende Anwaltsbüro und den künftigen Steuerberater übermittelt werden. So ist gewährleistet, dass zu einem irgendwann einmal in der Zukunft gegebenen Zeitpunkt eher sicher der Nachweis der Leistung des Stammkapitals erbracht werden kann. Der Steuerberater benötigt die Dokumente zudem zum Aufbau der bei ihm zu führenden Unterlagen.

  13. Anweisung an den Steuerberater für die weitere/ laufende Geschäftstätigkeit
    In der Folgezeit wird im Idealfall unterstützt durch den Steuerberater die geschäftliche  Tätigkeit der GmbH aufgebaut. Der Steuerberater wird dabei - jedenfalls ist dies eher die Regel - zusammen mit dem Geschäftsführer die Zahlen der Gesellschaft überwachen. Hinsichtlich der Entwicklung der Zahlen treffen den Geschäftsführer im Interesse der Exitenzsicherung der GmbH zwei sehr wesentliche Pflichten:
    1. Nach § 49 Abs. 3 GmbHG muss eine Gesellschafterversammlung unverzüglich berufen werden, wenn aus der Jahresbilanz oder aus einer im Laufe des Geschäftsjahres aufgestellten Bilanz sich ergibt, daß die Hälfte des Stammkapitals verloren ist. Kommt der Geschäftsführer dieser Pflicht nicht nach, so macht er sich nach § 84 GmbHG strafbar.
    2. Liegt einer der Insolvenzantragsgründe vor - drohende Zahlungsunfähigkeit nach § 18 InsO, Zahlungsunfähigkeit nach § 17 InsO oder Überschuldung nach § 19 InsO -, so hat der Geschäftsführer nach § 15a Abs. 1 InsO ohne schuldhaftes Zögern, spätestens aber drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung, einen Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen. Wird diese Pflicht nicht befolgt, können hier neben strafrechtlichen  Konsequenzen je nach Konstellation erhebliche Ersatzansprüche entstehen.
    Mit Blick auf die beiden hier dargestellten Pflichten ist es sinnvoll, mit dem Steuerberater bei der Beauftragung bereits schriftlich zu vereinbaren, dass dieser die Zahlen immer kritisch auf einen etwaigen Verlust der Hälfte des Stammkapitals und/oder das Vorliegen eines Insolvenzgrunds überprüft und das Unternehmen jeweils unverzüglich bei Feststellung eines entsprechenden Hinweises in Kenntns davon setzt. Sobald  durch den Geschäftsführer und/ oder den Steuerberater ein entsprechender Hinweis einmal festgestellt worden sein sollte, sind - im Interesse der GmbH und des Selbstschutzes des Geschäftsführers - umgehend weitere situationsadäquate Schritte mit dem Steuerberater und dem begleitenden Anwaltsbüro abzustimmen.

  14. Gewerbeanmeldung
    Mit der Eintragung der Gesellschaft kann der Geschäftsführer für die Gesellschaft - in der Regel in Abstimmung mit dem begleitenden Steuerberater - ein Gewerbe anmelden. Die Gewerbeanmeldung ist Voraussetzung für eine zulässige geschäftsliche Tätigkeit der GmbH.

  15. Aufnahme der Geschäftstätigkeit - Firmierung, Angaben auf Geschäftsbrief, Internetimpressum, Vertragsdokumente etc.
    Sobald die GmbH in dem Handelsregister eingetragen ist, ist die Gründung abgeschlossen. Die GmbH existiert und kann am Geschäftsverkehr teilnehmen. Einige Handlungsvorgaben und -impulse seien hier angesprochen:
    1. Die Gesellschaft ist künftig im Geschäftsverkehr unter der im Handelsregister eingetragenen Firmierung zu benennen, bspw. ABC ecommerce GmbH. Das "Weglassen" von Teilen der Firmierung und/ oder des Rechtsformzusatzes "GmbH" kann dazu führen, dass im Rahmen einer Handlung nicht die Gesellschaft als haftungsbeschränktes Unternehmen, sondern dann ein jeweils festzustellender Handelnder verpflichtet wurde.
    2. Nach § 35a GmbHG sind auf allen Geschäftsbriefen, gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
    3. Die GmbH verfügt üblicher Weise über eine Internetseite, über die sie ihre Leistungen an mögliche Kunden und Partner kommuniziert. Im sogenannten Impressum/ den Anbieterangaben zu der Internetseite ist die GmbH - sofern sie auch Anbieter ist - mit der im Handelsregister eingetragenen Firmierung und zusätzlich mit den sich aus den Bestimmungen der §§ 55 RfStV und 5 TMG ergebenden Angaben zu benennen.
    4. Das Basis-Vertrags-SetUp der Gesellschaft ist zu erstellen. Hierzu zählen in der Regel auf den konkreten Geschäftsbetrieb der Gesellschaft abgestimmte Arbeitsvertrags-Muster, eventuell ergänzt um Module für Mitarbeiterbeteiligungsvereinbarungen/ Phantom Stocks Agreements, Vertragsdokumente für die mit den Kunden der Gesellschaft vorgesehenen Geschäftsvorgänge und dazu eventuell sinnvolle AGB etc.
    5. Je nach Tätigkeitsfeld der Gesellschaft ist eine Überprüfung der jeweiligen Tätigkeiten auf rechtliche Zulässigkeit und eventuell bestehende Voraussetzungen wie Erlaubnisse etc. vorzunehmen.
    6. Die Buchhaltung der GmbH, darauf aufbauende Umsatzsteueranmeldungen und die Erfüllung von Verpflichtungen im Zusammenhang mit Sozialabgaben für die beschäftigten Mitarbeiter, Künstlersozialkasse etc. werden in der Regel in Abstimmung mit dem begleitenden Steuerbüro aufgebaut und hinsichtlich der Umsetzung begleitet. Die Einbindung eines Rechtsanwalts erfolgt, sobald sich hier Unklarheiten und/ oder Konflikte ergeben sollten, beispielsweise im Zusammenhang mit angeblichen Scheinselbständigkeiten, Arbeitnehmerüberlassung etc.

  16. Regelmäßige Gesellschafterversammlungen
    Zu den der GmbH gesetzlich auferlegten Pflichten zählt die Abhaltung von mindestens einer Gesellschafterversammlung pro Geschäftsjahr. Sollte es zusätzliche Anlässe zur Durchführung von Gesellschafterversammlung geben, so sind weitere Gesellschafterversammlungen abzuhalten. Details zu der Pflicht zur Abhaltung von Gesellschafterversammlungen und zu diesen generell: HIER.