Impressum/ Anbieterangaben in E-Mail und Newsletter
1. Grundsatz
E-Mails können, abhängig von ihrem Zweck und Adressatenkreis, unterschiedlichen Regelungen unterfallen. In dem von Ihnen geschilderten Anwendungsbereich sind hauptsächlich der als E-Mail verfasste handelsrechtliche Geschäftsbrief und der Newsletter im digitalen Medium zur Unterscheidung relevant.
2. E-Mail als Geschäftsbrief
Ein Geschäftsbrief ist jede Mitteilung eines Kaufmanns über geschäftliche Angelegenheiten, die nicht mündlich gemacht wird, und an einen bestimmten Empfänger außerhalb des eigenen Geschäfts gerichtet ist (Baumbach/Hopt/Hopt HGB § 37a Rn. 4). Dabei ist ohne Belang, ob die Mitteilung schriftlich in Papierform oder z.B. als E-Mail erfolgt (Baumbach/Hopt/Hopt HGB a.a.O.). Die Informationspflichten beim Geschäftsbrief richten sich nach § 37a HGB, der besagt, dass auf Geschäftsbriefen jedenfalls die Firma, die Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung sowie Handelsregisternummer und Ort des Registergerichts angegeben werden müssen. Für die KG (einschließlich der GmbH & Co KG) gilt ergänzend, dass Geschäftsführer und ggf. Vorsitzender des Aufsichtsrats der persönlich hafteten Gesellschafterin angegeben sein müssen, § 125a HGB.
3. Newsletter
Ein Newsletter ist im Gegensatz zum Geschäftsbrief nicht an einen bestimmten Adressaten gerichtet, sondern richtet sich an eine Vielzahl nicht näher bestimmter Empfänger. Damit unterfällt der Newsletter nicht dem § 37a HGB, stattdessen kommt eine Einordnung als Telemedium i.S.d. § 1 TMG in Betracht. Ein Telemedium ist ein elektronischer Informations- und Kommunikationsdienst, der nicht allein der Übertragung von Signalen über Telekommunikationsnetze dient. Hierunter fallen neben Webseiten auch Newsletter (Spindler/Schmitz/Spindler TMG, § 1 Rn. 81). Gem. § 5 TMG sind für diesen ebenfalls Informationen bereitzustellen, hier macht das Gesetz keinen Unterschied zwischen dem Impressum einer Webseite und den Pflichtinformationen eines Newsletters, da beide gleichermaßen Telemedien sind. Es sind also im Impressum Name und Anschrift, bei juristischen Personen auch die Rechtsform, die Vertretungsberechtigten, Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und unmittelbare Kommunikation mit ihnen ermöglichen, einschließlich der E-Mailadresse, sofern Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, das Stamm- oder Grundkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen, Registernummer und Bezeichnung des Registers, Umsatzsteueridentifikationsnummer und, wenn zutreffend, Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde. Newsletter haben eine Vielzahl nicht einzeln bestimmter Empfänger und gelten daher nicht als Geschäftsbriefe. Die Regelungen des § 5 TMG sind hier also alternativ zu denen des § 37a HGB anzuwenden.
ACHTUNG: Zusätzlich zu den Anbieterangaben ist bei E-Mail-Newslettern in der Regel ein Hinweis anzubringen, wonach der Empfänger der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Dieser Hinweis ergibt sich aus dem Rechtsgedanken des § 7 Abs. 3 UWG und der für Direktmarketing im berechtigten Interesse Bestimmung des Artikel 21 Abs. 2, 4 DSGVO.
4. Praxisauswirkungen und Vorgaben zum Ort der Information
Der als E-Mail versendete Geschäftsbrief muss die Informationen nach § 37a HGB enthalten, der Newsletter als Telemedium unterfällt gem. § 5 TMG der gleichen Impressumspflicht, wie eine Webseite. Die Anforderungen des § 5 TMG unterscheiden sich von denen des § 37a HGB aber nur im Detail (s.o.).
Der wichtigste Unterschied liegt im Ort der Information: Während bei Angaben nach § 37a HGB die Informationen auf dem Geschäftsbrief bereitgehalten werden müssen, reicht es bei der Impressumspflicht nach § 5 TMG aus, dass diese über einen sprechenden Link erreichbar sind – sie müssen also nicht in der E-Mail vorgehalten werden, sondern können von einem anderen Ort, z.B. der Impressumsseite der Homepage aus, verlinkt werden.
5. Datenschutzhinweis - ANNEXANGABE
Angesichts der Relevanz des Datenschutzes empfehlen wir, überall da, wo Daten verarbeitet werden, auch den Datenschutzhinweis zu verlinken. Das ist zwar nicht überall gesetzlich zwingend vorgeschrieben, ist aber unschädlich und „entschärft“ potentielle Angriffspunkte. Daher sollte sowohl im Newsletter, als auch im Geschäftsbrief als E-Mail ein solcher Link auf den Datenschutzhinweis ngebracht werden. erlinkt weden sollte dann auf einen entsprechend sauber gestalteten und sortierten Datenschutzhinweis, aus dem jeder Nutzer schnell erkennen kann, welche Datenverwendung für ihn vorgesehen ist und wie diese erfolgen wird.
6. Allgemeine Geschäftsbedingungen
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind an den Stellen bereitzuhalten, an denen es zum Vertragsschluss kommen kann. Insofern gilt das gleiche, wie beim Datenschutzhinweis: Es ist jedenfalls unschädlich, sie auch im Newsletter und dem Geschäftsbrief als E-Mail zu verlinken. Auch hier könnte das potentiellen Streitfällen, etwa über die Bereitstellung der AGB bei der Einbindung in Verträge, entschärfen.