Allgemeine Aufbewahrungsfristen

Es bestehen die folgenden allgemeinen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten für Unternehmen hinsichtlich Originalunterlagen, die sich aus § 147 Abgabenordnung (AO), § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB)  ergeben:

10 Jahre:

·       Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

·       Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege)

·       Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union (Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben)

·       eingehende und ausgehende Rechnungen

6 Jahre

·       empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

·       Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe

·       sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Hinsichtlich den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem vom Bundesministerium der Finanzen 14.11.2014 veröffentlichten „Grundsätzen zur ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronische Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, Zeichen: IV A 4 – S 0316/13/10003, weitergehende Erläuterungen, insbesondere zu der Art der Aufbewahrung, zur elektronischen Erfassung und weitere Details der Dokumentenverwaltung.

Der deutsche Gesetzgeber sieht darüber hinaus insbesondere für bestimmte Berufsgruppen spezielle Aufbewahrungspflichten vor (z.B. für Rechtsanwälte, Ärzte etc.).