Vertretung der GmbH durch Geschäftsführer + Prokuristen - Gestaltungsmöglichkeiten Prokura
Für die Funktionsfähigkeit eines Unternehmens ist es von großer Bedeutung, dass möglichst jederzeit die erforderliche Handlungsfähigkeit des Unternehmens gewährleistet ist. Genügt hierzu eventuell in den ersten Jahren ab Gründung der Einsatz eines Geschäftsführers, so kann das Anwachsen der internen und externen Strukturen früher oder später die Einbindung weiterer zu Entscheidungen für das Unternehmen befugter Personen erfordern. Häufig werden im Bereich mittelständischer Unetrnehmen neben dem/ den Geschäftsführer/n Prokuristen eingesetzt. Einige Gestaltungsmöglichkeiten des Zusammenwirkens von Geschäftsführer/n und Prokurist/en sind hier dargestellt:
- Gesetzlicher Regelfall - Geschäftsführer Vertretungsorgan
Gemäß § 35 GmbHG wird die GmbH durch ihren Geschäftsführer organschaftlich vertreten.
- Regelfall Gesamtvertretung bei mehreren Geschäftsführern
§ 35 Abs. 2 GmbHG legt fest, dass in dem Fall, dass mehrere Geschäftsführer bestellt sind, diese Geschäftsführer alle nur gemeinschaftlich zur Vertretung der Gesellschaft befugt sind (Gesamtvertretung), sofern es keine abweichende Satzungsregelungen gibt.
- Sonderregelung Einbindung Prokuristen in organschaftliche Vertretung - gemischte Gesamtvertretung
Die organschaftliche Vertretung kann, wenn mehrere Geschäftsführer bestellt sind (!), auch von mehreren Geschäftsführern gemeinsam oder von einem dieser mehreren Geschäftsführer und einem Prokuristen übernommen werden. Diese Gestaltung der organschaftlichen Vertretung ist nicht im GmbH-Gesetz ausdrücklich vorgesehen, ergibt sich aber allgemein anerkannt aus § 78 Abs. 3 AktG und § 125 Abs. 3 HGB. Es handelt sich dann um eine so genannte „organschaftliche Vertretung“ der GmbH eben durch das gesetzlich vorgesehene „Organ“ Geschäftsführer in dem satzungsmäßig vorgesehenen Umfang. Bezeichnet wird diese Art der Vertretung als „gemischte Gesamtvertretung“.
- Sonderform des "gewillkürten Vertreters" - gemischte Gesamtprokura
Abweichend von der „gemischten Gesamtvertretung“ als Organ der Gesellschaft gibt es daneben die Gestaltung einer „gemischten Gesamtprokura“.
Ein Prokurist ist, anders als ein Geschäftsführer, ein so genannter „gewillkürter Vertreter/Abschlussgehilfe“. Er ist anders als der Geschäftsführer bei der gemischten Gesamtvertretung nicht Teil der organschaftlichen Vertretung und nimmt nicht Aufgaben eines Organs der Gesellschaft wahr.
Bei der gemischten Gesamtprokura können Prokuristen in der personellen Ausübung der Vertretungsbefugnis durch die notwendige Mitwirkung eines Geschäftsführers beschränkt werden. Dies stellt eine zulässige personelle Bindung der rechtsgeschäftlichen Vertretungsmacht des Prokuristen dar. Bei der gemischten Gesamtprokura kann der Geschäftsführer daneben einzelvertretungsbefugt, gemischtgesamtvertretungsbefugt oder gesamtvertretungsberechtigt sein. Eine Gesamtprokura von Geschäftsführer und Prokuristen ist rechtlich nicht möglich.
Eine besondere Spielart der gemischten Gesamtprokura ist die „gemischt halbseitige Gesamtprokura“, bei der der Geschäftsführer einzelvertretungsberechtigt ist und agiert und der/ die Prokurist/en jeweils nur zusammen mit dem Geschäftsführer handeln dürfen/ können. Diese Spielart muss so in das Handelsregister eingetragen werden, dass sich klar ergibt, dass der Prokurist die Gesellschaft nur mit einem Geschäftsführer vertreten kann.
- Prokura - Einzelprokura und Gesamtprokura ohne Einbindung eines Geschäftsführers
Ein Kaufmann, also insbesondere auch ein Formkaufmann in der Rechtsform einer GmbH, kann Prokura an Personen erteilen. Eine Prokura ist dabei eine besondere Form einer besonders dokumentiert erteilten Vollmacht.
Die Erteilung kann, § 48 Abs. 2 HGB, an mehrere Personen gemeinschaftlich erfolgen, so genannte Gesamtprokura. Durch die Gesamtprokura sind in der Regel zwei Prokuristen ermächtigt, die Gesellschaft gemeinsam zu vertreten. Alternativ besteht die Möglichkeit der Erteilung einer sogenannten Einzelprokura an einen Prokuristen, die dann den jeweiligen Einzelprokuristen zur Vertretung der Gesellschaft ermächtigt.
Die Prokura gestattet generell nicht die Vertretung in Grundlagengeschäften, die den Betrieb des Handelsgewerbes als solchen betreffen, sie ist eine Vertretungsmacht für Verkehrsgeschäfte, nicht für das Unternehmensorganisationsrecht. Eine Beschränkung des Umfangs der Prokura ist möglich, Dritten gegenüber aber unwirksam, § 50 Abs. 1 HGB. Beschränkungen, beispielsweise für gewisse Geschäfte oder gewisse Arten von Geschäften oder nur unter gewissen Umständen oder für gewisse Zeiten oder an einzelnen Orten ausgeübte Rechte, können aber im Innenverhältnis vereinbart werden. Hier werden im Regelfall bestimmte Kataloge von Geschäften vereinbart, die der Prokurist im Innenverhältnis nach außen umsetzen darf.
Die Bestellung von Prokuristen und von Handlungsbevollmächtigten zum gesamten Geschäftsbetrieb unterliegt der Bestimmung der Gesellschafter der GmbH, § 46 Nr. 7 GmbHG. Diese werden häufig auch im Innenverhältnis Auflagen zum Umfang der Prokura festlegen. In der Regel wird in GmbH-Satzungen die Bestellung von Prokuristen unter den Vorbehalt der Zustimmung durch die Gesellschafterversammlung gestellt.