Informationstransfer und Kommunikation mit Gesellschaftern

Die Willensbildung der GmbH erfolgt über ihre Organe Gesellschafterversammlung  (Versammlung der Gesellschafter/ Anteilseigner) und Geschäftsführer. Dabei vertritt der Geschäftsführer die GmbH nach außen und leitet die operativen Geschäftstätigkeiten der Gesellschaft, §§ 35, 37 GmbHG.

Aus dieser Struktur ergibt sich ein Informations- und Kommunikationsbedarf, der in vielen Gesellschaften zu einem regelmäßigen Austausch zwischen Geschäftsführer/n und Gesellschaftern bspw. in Lenkungsausschüssen führt. Es ist n der Praxis dann Angelegenheit der einbeundenen Personen, das Informationsmanagement so zu gestalten, dass auch wirklich alle relevanten Informationen zum passenden Zeitpunkt bekannt sind und so eine optimale Tätigkeit der Gesellschaft und der Beteiligten erreicht werden kann.

Gesetzlich ist der für die Gesellschafter wichtige Austausch von Informationen insbesondere wie folgt geregelt:

1. § 37 GmbHG - Weisungsbefugnis der Gesellschafter
Die Gesellschafter können jederzeit durch Beschlüsse auf die Geschäftsführung EInfluss nehmen und so das Tagesgeschäft mitbestimmen, § 37 Abs. 1 GmbHG.

2. § 48 GmbHG - Gesellschafterversammlung
Auf der Gesellschafterversammlung als dem obersten Organ der GmbH wird die Geschäftspolitik der Gesellschaft erörter und beschlossen, zudem die Leitlinien der Geschäftsführung, Budgets für anstehende Geschäftsjahre und es wird der Jahresabschluss für vergangene Geschäftsjahre festgestellt und über die Verwendung des Ergebnisses entschieden.
Eine ordentliche Gesellschafterversammlung findet einmal im Jahr statt. Daneben können außerordentliche oder nach bestimmten Rythmen vorgegebene Gesellschafterversammlungen durchgeführt werden, insbesondere ist si zu berufen, wenn dies im Interesse der Gesellschat erforderlich erscheint, § 49 Abs. 2 GmbHG.
Im Rahmen der Ladung zu einer Gesellschafterversammlung soll der Geschäftsführer die für die einzelnen vorgesehenen Tagesordnungspunkte erforderlichen Daten und Informationen bereits vorab den Gesellschaftern mitteilen, um diesen eine Möglichkeit zur Vorbereitung auf die anstehenden Beschlussfassungen und zur Ausübung ihres Stimmrechts zu geben, § 48 Abs. 1 GmbHG.

4. § 49 Abs. 3 GmbHG - Verbrauch der Hälfte des Stammkapitals
Ein gesetzlich vorgesehener Sonderfall ist die Pflicht des Geschäftsführers, eine Gesellschafterversammlung einzuberufen, wenn sich aus der Jahresbilanz oder einer im Geschäftsjahr aufgestellten Bilanz ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist, § 49 Abs. 3 GmbHG.

5.42a GmbHG - Vorlage von Jahresabschluss und Lagebericht zur Prüfung
Die Geschäftsführer haben den Gesellschaftern unverzüglich nach deren Erstellung Jahresabschluss und - falls bei der Gesellschaft zu erstellen - Lagebericht zur Prüfung zur Verfügung zu stellen, § 42a Abs. 1 GmbHG.

6. § 51a GmbHG - Auskunfst- und Einsichtsrecht der Gesellschafter
Die Geschäftsführer haben jedem Gesellschafter auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben und die Einsicht der Bücher und Schriften zu gestatten, § 51 Abs. GmbHG.
Verweigert werden kann eine Auskunft, wenn zu besorgen ist, daß der Gesellschafter sie zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden und dadurch der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zufügen wird. Die Verweigerung bedarf eines Beschlusses der Gesellschafter, § 51a Abs. 2 GmbHG.
Die Bestimmung des § 51a GmbHG setzt eine Initiative und in der Regel auch eine Kenntnis der Gesellschafter zu bestimmten Umständen im Geschäftsleben der Gesellschaft voraus, auf die die Gesellschafter dann mit einem Informationsverlangen reagieren können.

SINNVOLL kann es sein, parallel zu dieser Reaktionsmöglichkeit eine Informtionsverpflichtung der Geschäftsführer vorzusehen, wonach diese unter bestimmten Umständen eigeninitiativ an die Gesellschafter zu berichten haben. Dies kann in der Satzung einer GmbH so vorgesehen werden.

7. § 43 GmbHG - Informationsweitergabe als ordenlicher Geschäftsmann
Der Geschäftsführer hat nach § 43 Abs. 1 GmbHG bei den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns anzuwenden.
Als Folge dieser Sorgfaltspflicht wird abgeleitet, dassder Geschäftsführer dann, wenn es objektiv notwendig erscheint, die Gesellschafter mit den notwendigen Informationen versorgt.