Gesellschafterversammlung

Die Gmbh hat jährlich eine sogenannte  ordentliche Gesellschafterversammlung abzuhalten. Neben dieser ordentlichen Gesellschafterversammlung können und müssen je nach Bedarf außerordentliche Gesellschafterversammlungen durchgeführt werden.

Je nach Gesamtsituation ist ein Zusammenkommen der Gesellschafter aus gesundheitlichen oder aus Zeitgründen erschwert, weshalb eine "virtuelle" oder "teilvirtuelle" Gesellschafterversammlung vorgesehen wird. Voraussetzung für eine derartige Durchführung der Gesellschafterversammlung ist das bestehen entsprechender Bestimmungen in der Satzung der GmbH.

Die Einberufung und die Durchführung einer Gesellschafterversammlung unterliegen einer großen Zahl an Vorgaben, von denen einige hier vorgestellt werden sollen.

Im Interesse eines fairen Miteinanders der Gesellschafter müssen bei der Ladung und Durchführung der Versammlungen als Schutzmechanismen vorgesehene Formalien für die Durchführung von Gesellschafterversammlungen beachtete werden. Diese ergeben sich aus Regelungen der Satzung der jeweiligen GmbH und aus dem GmbH-Gesetz (GmbHG). Einige wesentlichen formale Vorgaben:

  • Einberufung durch die Geschäftsführer, § 49 Abs. 1 GmbHG
  • Einberufungspflicht auf Minderheitenverlangen, § 50 GmbHG
  • Gesetzlich vorgegebene Form der Einladung/ Berufung, § 51 Abs. 1, 2, 4 GmbHG
    • eingeschriebener Brief,
    • Ladungsfrist mindestens eine Woche,
    • Zweck der Versammlung soll jederzeit bei Berufung angegeben werden,
    • Tagesordnung muss mindestens drei Tage vor der Versammlung in der hier berschriebenen Form mitgeteilt werden, damit über Gegenstände der Tagesordnung Beschluss gefasst werden kann.
    • FOLGE nicht ordnungsgemäßer Berufung der Versammlung, § 51 Abs. 3 GmbHG: Beschlüsse können nur rechtmäßig gefaßt werden, wenn sämtliche Gesellschafter anwesend sind. Diese Regelung kann nachteilig wirken, weshalb in Satzungen häufig bestimmt ist, dass alle Gesellschafter anwesend sein und ihr Einverständnis mit der vorgesehenen Beschlussfassung erklärt haben müssen.
  • Die Formvorgaben werden in Satzungen in der Regel ergänzt/ modifiziert. So wird beispielsweise die Ladungsfrist über den gesetzlichen Mindestwert hinaus in der Regel mit 2 oder 3 Wochen festgelegt und die Ladung neben der Versendung als eingeschriebenem Brief auch auf anderen - exakt benannten - Wegen als zulässig vereinbart.

  • PFLICHT ZUR VERSAMMLUNGSEINBERUFUNG nach § 49 Abs. 3 GmbHG: eine Gesellschafterversammlung muss unverzüglich berufen werden, wenn aus der Jahresbilanz oder aus einer im Laufe des Geschäftsjahres aufgestellten Bilanz sich ergibt, daß die Hälfte des Stammkapitals verloren ist. Um dieser Pflicht auf jeden Fall nachkommen zu können, wird empfohlen, bereits unmittelbar nach Gründung der GmbH den begleitenden Steuerberater zu beauftragen, die Stammkapitalsituation der Gesellschaft zu beobachten und unverzüglich mitzuteilen, wenn der gesetzliche Tatbestand erfüllt sein sollte.

  • Nach dem gesetzlichen Bild ist es den Gesellschaftern gestattet, an der Versammlung ihrer Gesellschaft teilzunehmen. Es ist außerdem zulässig, dass Gesellschafter sich bei der Wahrnehmung von Gesellschafterversammlungen durch bevollmächtigte Vertreter  vertreten lassen dürfen - in der Regel Mitgesellschafter oder Rechtsanwälte/ Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer, unzulässig insbesondere Wettbewerber des Unternehmens o.ä. - sofern eine Vollmacht in Textform vorliegt, § 47 Abs. 3 GmbHG. Nicht in der gesetzlichen Basissituation vorgesehen ist, dass ein Gesellschafter sich durch einen Berater begleiiten lassen darf. Dies kann/ sollte sinnvoll in der Satzung festgelegt werden.

  • Die umgehende Erstellung einer schriftlichen VERSAMMLUNGSNIEDERSCHRIT ist für die GmbH mit einem Gesellschafter vorgeschrieben, § 48 Abs. 3 GmbHG. Unumgänglich ist diese zudem, wenn ein Beschluss notariell zu beurkunden ist im Falle einer Satzungsänderung, § 53 GmbHG, oder wenn über Gegenstände Beschluss gefasst wird, die zum Handelsregister anzumelden sind. Zu Zwecken des Nachweises empfiehlt sich auch in allen anderen Fällen, Beschlüsse sorgfältig zu protokollieren und in einem Beschlussbuch zu sammeln. Protokolle sollten dann jeweils Ort, Tag, Beginn und Ende der Versammlung benennen. Ein Teilnehmerverzeichnis und Ladungsweise sollten dem Dokument angefügt sein. Sie sollten jeweils die Unterschrift des Versammlungsleiters und gegebenenfalls des Schriftleiters tragen und es sollte ein Nachweis vorliegen, ob und wann die finalen Protokolle den Mitgesellschaftern zur Kenntnis übermittelt wurden. Zu den jeweiligen Beschlussgegenständen sollten in den Protokolle klare Angaben erfolgen, zudem jeweils im Wortlauf etwaige gefasste Beschlüsse.

Zentraler Gegenstand der Ordentlichen Gesellschafterversammlung der GmbH ist die Feststellung des Jahresabschlusses für das Vorjahr.

Üblicherweise ist der Jahresabschluss innerhalb der ersten 6 Monate eines Geschäftsjahres einer kleinen GmbH (Die Kategorisierung klein oder groß richtet sich nach der Bestimmung des § 267 HGB, Frist bei großer Gesellschaft im Sinne der Bestimmung: erste 3 Monate des Jahres) aufzustellen, § 264 Abs. 1 Satz 3 HGB. Wird diese Frist zur Erstellung des Jahresabschlusses nicht eingehalten, kann ein Ordnungsgeld erlassen werden, § 335 HGB. Anschließend ist der Jahresabschluss durch die Gesellschafterversammlung festzustellen; bei einer sogenannten kleinen GmbH bis zum Ablauf des 11. Monats, bei einer großen bis zum Ablauf des 8. Monats des Jahres, § 42a Abs. 2 GmbHG. 

In der Satzung wird häufig bestimmt, dass die ordentliche Gesellschafterversammlung und die Feststellung des Jahresabschlusses des Vorjahres innerhalb der ersten 6 Monate eines Jahres stattzufinden haben. Besteht eine solche Regel nicht, kann die ordentliche Gesellschafterversammlung so terminiert werden, dass die zur Feststellung des Jahresabschlusses vorgegebenen gesetzlichen Fristen eingehalten werden.

In § 46 GmbHG ist bestimmt, welche die Gesellschaft betreffenden Aufgaben der Bestimmung durch die Gesellschafter unterliegen. In der Regel werden in der Satzung der GmbH und in separaten Dokumenten ergänzende Zuständigkeiten und/ oder Kataloge zustimmungspflichtiger  Geschäfte vereinbart.

Von den durch die Gesellschafter zu bestimmenden Aufgaben werden folgende in der Regel im Rahmen der Ordentlichen Gesellschafterversammlung abgehandelt:

  • Feststellung des Jahresabschlusses des Vorjahres,
  • Verwendung des Jahresergebnisses gemäß Jahresabschluss/ Gewinnverwendungsbeschluss (Gewinnausschüttung, Gewinnvortrag auf neues Ergebnis oder Einstellung des Gewinns in die Rücklagen - Kombinationen denkbar und abhängig von Satzungsregelungen),
  • Entlastung  des/der Geschäftsführer/s für das abgeschlossene Geschäftsjahr.

Weitere Punkte, die bei zeitlicher Vereinbarkeit mit auf der Ordentlichen Gesellschafterversammlung und anderenfalls jeweils auf Außerorderntlichen Gesellschafterversammlungen oder im Beschluß- oder Umlaufverfahren entschieden werden, können beispielsweise sein:

  • Bestellung/ Abberufung von Geschäftsführern
  • Erteilung der Zustimmung zu zustimmungspflichtigen Geschäften
  • Verabschiedung von Geschäftsplänen
  • Bestellung von Prokuristen/ Handlungsbevollmächtigten
  • Änderung der Satzung der GmbH (Notar erforderlich)
  • Einziehung von Geschäftsanteilen, § 34 GmbHG
  • Entscheidungen mit Relevanz für den Bestand des Unternehmens als Solches

Für die Außerordentliche Gesellschafterversammlung gelten die auch zur Ordentlichen Gesellschafterversammlung gegebenen Formvorgaben.

Generell werden Beschlüsse nach der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst, § 47 Abs. GmbHG, sofern nicht  im GmbHG für spezielle Gegenstände oder in der Satzung eine größere Zustimmung verlangt wird. Gesetzlich bestimmt beispielsweise § 53 Abs. 2 GmbHG, dass eine Satzungsänderung (z. B. Umbenennung, Sitzverlegung/ Wechsel in einen anderen Handelsregisterbezirk, sonstige Umstellungen des Satzungswerks) eines notariell gefassten Beschlusses mit einer Mehrheit von 3/4 der abgegebenen Stimmen bedarf. In Satzungen werden häufig Bestimmungen vorgesehen, wonach der Gründer ein mehrfaches Stimmrecht hat, ein bestimmter Gesellschafter der Bestellung eines neuen Geschäftsführers immer zustimmen muss, damit die Bestellung wirksam erfolgen kann o.ä.

Ohne die Abhaltung einer Gesellschafterversammlung können Gesellschafterbeschlüsse gefasst werden, wenn sämtliche Gesellschafter in Textform mit der zu treffenden Bestimmung oder mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen sich einverstanden erklären, § 48 Abs. 2 GmbHG. Auch hierzu werden in Satzungen in der Regel auf die jeweilige Gesellschaftersituation abgestimmte passende Vorgehensweisen festgelegt.

 

Die Vorbereitung und rechtlich richtige Durchführung einer Gesellschafterversammlung erfordert ein sehr sorgfältiges Vorgehen bei der Formulierung der Ladung und der  Prüfung von Tagesordnungspunkten, gerade in Situationen, in denen kritsche Themen in der Gesellschaft besprochen werden müssen oder Gesellschafterstreitsituationen bestehen.

Vorbeugend kann durch eine umsichtige Gestaltung der Satzung und der darin verankerten Mechanismen umfänglich Konfliktpotential umgangen werden.

Wir stehen in derartigen Situationen gerne unterstützend zur Verfügung, sprechen Sie uns an!